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Productividad

6 Min. de Lectura

7 Trucos de Google Sheets Para Mejorar Tus Reportes

Mafer Travaglini

Escrito por Mafer Travaglini

15 diciembre, 2016

Reportes Google Sheets

Google Sheets es una herramienta online totalmente gratis que te permite crear y editar en colaboración con otros para facilitar el trabajo en equipo. Esta se ha vuelto perfecta para los marketineros al momento de realizar reportes y otras actividades.

Algunos trucos esenciales que te ayudarán a hacer los reportes de una forma más fácil y efectiva son:

1) Usa los atajos del teclado

¿Quieres deshacer el cambio que acabas de hacer en tu reporte? Hay un atajo para eso. (Command + Z en una Mac / Control + Z en una PC). Para encontrar una palabra o figura particular en tu reporte, también existe un atajo: (Command + F en una Mac / Control + F en una PC). y como estos, la lista sigue y sigue.

El atajo más importante para aprender en Google Sheets es (Command + en una Mac / Control + en una PC). En la siguiente lista podrás ver cuáles son los más utilizados y aprenderlos para realizar tu trabajo de una forma más ágil:

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2) Crea un mapa de calor con formato condicional

Crear un mapa de calor en Google sheets es una guía maravillosa para crear tendencias y resaltar los  puntos importantes de la información para que se  identifiquen de manera rápida y fácil. En lo más básico, un mapa de calor puede mostrar los valores más altos del reporte en un color y mostrar los valores más bajos en otro color. Todos los valores intermedios se verán representados en otro color, generalmente uno que represente una mezcla de ambos colores.

¿Sigues sin entender qué es un mapa de calor? No te preocupes, acá te enseñaremos paso por paso para que puedan entender mejor:

Paso 1: Selecciona tu información, selecciona en la barra de arriba del menú: Formato. Luego, selecciona “Formato Condicional”.

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Después, vas a escoger la pestaña de “Escala de Colores” del menú que sale de arriba. Una vez que hagas eso, Google Sheets automáticamente va a aplicar colores predeterminados, y vas a ser capaz de ver tu mapa de calor.

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En este punto, podrías darle al botón azul de “Listo”, y tendrás todo en su lugar. De manera alternativa, podrás pasar más tiempo colocando características únicas a tu mapa. Por ejemplo, haciendo click en el ícono de color, vas a poder cambiarlo por cualquier otro. (Ejemplo abajo)

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3) Agregar fácilmente una imagen a la celda

Si necesitas colocar un logo, captura de pantalla, u otra imágen en tus reportes de Google Sheets, lo que tienes que hacer es seleccionar  “insertar” en la barra de inicio superior, luego escoger “imagen’ y cargarla desde tu computadora. Sin embargo, hay una solución que es mucho más rápida. Acá te enseñamos cómo se hace:

 

Primero, selecciona la celda donde quieres insertar la imagen y escribe “=imagen”

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Luego abre un paréntesis, seguido de unas comillas y pega la URL de la imagen que quieres colocar. Luego vas a necesitar cerrar las comillas y cerrar el paréntesis.

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Presiona enter, y ¡listo! tu imagen aparecerá.

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4) Agrega monedas internacionales

Si tu empresa maneja negocios internacionales, saber colocar otras monedas en los reportes internacionales es fundamental. Afortunadamente Google Sheets te facilita esta tarea.

Para acceder a la lista de monedas masiva de Google Sheets, desde el Afgani Afgano, hasta el dólar Zimbabuense, tienes que darle click al ícono “123” en el navegador de arriba.

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Desde ahí dirígete a “Más Formatos” y luego “Más Monedas”

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Ahora puedes seleccionar el tipo de moneda que prefieras de la lista y dale click al botón azul de “aplicar”

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5) Establece notificaciones por correo

¿Quiéres saber cuando un compañero hace algún cambio en tu reporte? ¿O estás buscando una manera de tener actualizaciones progresivas de un reporte que algún compañero está trabajando? Si tu respuesta es sí, para cualquiera de estas preguntas, aquí está el truco.

Para establecer las notificaciones de los correos en Google Sheets dirígete a “Herramientas” en el tope del navegador y selecciona “Reglas de Notificación”

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Luego, selecciona las reglas de notificaciones que quieras colocar y guarda los cambios.

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6) Valida los Email y las URL

Tener un orden lógico de miles de direcciones de email y URL de páginas, no es tarea fácil. En algunos casos, esta tarea se puede volver más complicada cuando  descubres que varias de esas direcciones son inválidas.

Google Sheets te da la posibilidad de utilizar ISURL e ISEMAL, ya que de esta manera podrás validar si la dirección es válida o no. Por ejemplo si quieres verificar si la dirección de "Hubspot" es válida, tienes que seleccionar una celda vacía y escribir "=ISURL" y luego colocar "Hubspot" entre paréntesis como verás en la captura de pantalla más abajo. Incluso antes de que presiones enter, Google Sheets te dirá con un mensaje si es verdadera o falsa la dirección "TRUE" (válida) "FALSE" (inválida).

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Puedes seguir las mismas instrucciones para la función ISEMAIL, solamente usa una dirección de correo en vez de una página web. Acá hay una captura de pantalla para que veas como es.

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7) Desbloquea muchas funciones adicionales cuando activas las notificaciones

¿Sabías que podías vincular tu Google Sheet con tu cuenta de Google Analytics? ¿O que puedes usar Google Sheets para agregar una información a Google Maps? Estas características como muchas otras, no vienen de manera estándar en Google Sheets. Sin embargo, fácilmente puedes dirigirte a “Add - ons”  en el menú principal de arriba y seleccionar “Get add - ons”

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Desde aquí, vas a ser capaz de escoger muchas otras funciones gratuitas. Vas a poder usar el menú desplegable de la esquina superior izquierda y seleccionar la categoría que estás buscando, o puedes buscarlo directamente usando la barra de búsqueda en la esquina superior derecha.

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Google Sheet tiene estas y muchas funciones más, es una herramienta muy buena para hacer reportes, calendarios de contenido y organizar cualquier tipo de datos que necesites. ¿Qué esperas? Comienza a usar todos estos trucos para que puedas hacer tu trabajo de una forma más efectiva y fácil.

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Tema: Productividad

Mafer Travaglini

Escrito por Mafer Travaglini

Mafer estudió Comunicación Social en la Universidad Monteávila, lo que más le gusta de su carrera es el mercadeo, por lo tanto puede pasar todo el tiempo del mundo investigando y descubriendo las nuevas tendencias. Además de eso le encanta ir al cine y visitar museos.