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8 Min. de Lectura

Aprende cómo usar Trello y entrega todos tus trabajos a tiempo

Mafer Travaglini

Escrito por Mafer Travaglini

6 marzo, 2017

Aprende cómo usar Trello y entrega todos tus trabajos a tiempo

Hoy en día saber organizar nuestro tiempo puede ser un reto, porque no sabemos realmente cuáles son nuestras prioridades. ¿Ver Netflix o escribir un libro?, ¿salir con nuestros amigos o investigar las tendencias 2017?, ¿dormir o seguir trabajando? Bueno, realmente escoger entre esas opciones va a ser sencillo: Netflix, salir y dormir.

Cada vez las semanas se están haciendo más y más largas, antes trabajábamos 40 horas semanales, que ahora se han extendido a 50 y se considera algo normal. Incluso ya no es tan descabellada la idea de trabajar los fines de semana. (Si no me crees puedes leer este artículo que está en inglés).

Por eso es que cada vez tenemos menos tiempo y energía para nuestros hobbies u otros proyectos, incluso cuando tener este tiempo extra significaría tener un mejor rendimiento en nuestro trabajo, porque seríamos más creativos, estaríamos más inspirados y esto nos haría más felices. 

Saben cuántas veces he querido inscribirme en clases de yoga, pero por falta de tiempo o mala organización del mismo, nunca había podido hacerlo, era como una misión imposible.

Lo único que les puedo asegurar es que cuando aprendí cómo usar Trello pude no solo trabajar en lo que amo, si no también ir a mis clases de yoga todos los lunes, miércoles y viernes. Si quieres saber como Trello te ayuda a ser más productivo no dejes de leer este artículo.

Acá están mis 6 secretos de cómo hacer que mis hobbies y proyectos se cumplan, incluso cuándo sentía que no tenía tiempo para hacerlos. 

Aplica el esquema de trabajo favorito de las startups

 Esquema de trabajo favorito de las startup's.jpg

Ese gráfico lo desarrolló Eric Ries, el autor de la teoría que apoya el desarrollo del producto. Esto ha sido un concepto clave para las stratup's y las compañías SaaS.

Para poder lograr todos tus objetivos debes seguir al pie de la letra estos 6 pasos que te guiarán y te ayudarán a cumplir todo lo que te propongas.

  • Escoge la idea 
  • Descubre cuáles son las partes que no manejas bien
  • Construye algo pequeño, para poder aprender
  • Mide
  • Aprende
  • Agarra todo lo que aprendiste y vuelve a comenzar el ciclo otra vez

 

Para poder ver estos pasos de una manera más práctica, voy a utilizar un ejemplo personal de un proyecto que quiero llevar a cabo.

  • Hacer una maestría de marketing en España
  • Tengo que informarme de cómo es el sistema educativo y la vida en Madrid
  • Empiezo a preguntarle a mis amigos que viven allá cuáles son las mejores Universidades, cuánto es el costo de vida mensual, cuáles son las mejores zonas para vivir
  • Mido si la información que estoy recopilando tiene sentido entre ella
  • Aprendo de la información que me están dando 
  • Y ahora comienzo el ciclo otra vez, siendo este cada vez más específico

 

Crea tu propio mapa

Una de las mejores maneras para gerenciar un proyecto, es logrando crear una estrategia que sea ágil, para poder adaptarse a los cambios lo más rápido posible.

Para lograr entender este procedimiento les voy a explicar la metodología Kanban, porque es la que más me ha ayudado a la hora de organizarme para llevar a cabo todos mis proyectos.

La metodología Kanbas trata de enfocarse en el trabajo que está siendo realizado en el momento. Cuando una tarea sea completada, pasas en seguida a la siguiente.

Trello es la mejor herramienta para utilizar esta metodología, yo la uso para ver el progreso de cada una de las tareas que tengo pendiente. En Digifianz utilizamos Trello para organizar el contenido que mensualmente publicamos en nuestro blog, para darle a los usuarios y clientes el contenido que realmente se merecen. Es fácil, solamente entras en Trello y listo.

cómo usar Trello

 En nuestro board tenemos ideas de post por hacer, luego se asigna alguien que esté encargado de redactar ese post, y para finalizar tenemos una columna de artículos listos para publicar. 

Con Trello también puedes establecer fechas de entrega, esto va a ser muy útil cuando se acerca el momento de los deadlines, porque la herramienta se encargará de enviarte un correo cuando esa entrega esté a la vuelta de la esquina. 

Simplifica las tareas

Otra cosa que debes aprender es a simplificar las tareas. 

Normalmente cuando comenzamos a trabajar en un proyecto, queremos hacerlo todo a la vez, por eso no sabemos como dividir las tareas, solamente hacemos una muy grande e intentamos terminarla en 2 días. Esto no nos va a ayudar a la hora de llevar a cabo un proyecto, porque no vamos a saber por donde empezar.

En Trello podemos generar una tarea macro y luego simplificarla para hacer varias mini tareas, de esta manera nos vamos a organizar mejor y vamos a poder terminar a tiempo cada una de las cosas que tenemos pendientes.

Si quieres escribir un artículo, comienza por el título primero. Si quieres tallar una canoa de un árbol, comienza haciendo espacio en tu garage. 

Podemos tener grandes aspiraciones y metas, pero solo las vamos a cumplir, si realmente estamos decididos a hacerlo y si poco a poco vamos haciendo las tareas pertinentes para lograrlo. 

Utilizar las herramientas pertinentes

Depende del proyecto que quieras realizar debes tener en mente cuáles son las mejores herramientas  para facilitar cada una de tus tareas. 

Ya sabemos como utilizar Trello puede organizar todas las tareas pendientes que tenemos que hacer, para poder cumplir con todas a tiempo, pero debemos saber que hay más herramientas que no solo van a ayudar a organizar nuestras labores, si no que nos van a facilitar la vida y vamos a ganar más tiempo libre. 

Existen herramientas que no sabemos que existen, por eso las tenemos que conocer, IFTTT y Zapier nos ayudan a conocer aplicaciones que van a facilitar nuestra vida y no solo eso, si no que las otras aplicaciones que tenemos se sincronizan con estas y poder dejar tareas automatizadas, de esta manera no tendremos que preocuparnos de enviar ese correo o montar esa foto a una hora o red social determinada.

IFTTT

 

ZAPIER

Con estas aplicaciones podrás sincronizar todas tus tareas, de esta manera más nunca te olvidaras de hacer algo. Lo puedes dejar todo programado y al fin tener más tiempo libre para ti y cualquier proyecto que quieras desarrollar.

No te olvides de usar las redes sociales para promocionar tu proyecto

Si el único momento que tienes libre para desarrollar tu proyecto es el sábado en la tarde, no  dejes de hacerlo porque tienes que estar pendiente para postear en Facebook, Instagram, Pinterest, Snachat, ahora hasta en los status de whatsapp y por eso no nos vamos a dar mala vida. 

Al programar con anticipación con las herramientas antes mencionadas, podrás dedicarle todo el tiempo libre que tengas a tus proyectos y hobbies. 

Colocar alarmas en tu calendario

Trello te puede ayudar en esto. Cada vez que tengas algo que hacer y la fecha se esté acercando, esta herramienta te enviará un correo para recordarte de lo que tienes que entregar. 

Lo bueno es que lo puedes usar para todo, desde las pequeñas tareas que tienes que hacer, hasta los grandes eventos a los que tienes que asistir. 

Nunca coloques una fecha límite para tus proyectos

Colocar fechas límite puede ser distinto en nuestro trabajo, claramente si no nos colocamos fechas de entrega en la oficina, podemos retrasar el trabajo del resto del equipo, por eso es que en esos casos es muy importante saber cuándo tenemos que entregar nuestro trabajo.

A la hora de hablar de un proyecto persona o hobbie, no deberíamos preocuparnos por las fechas en las que realizamos los trabajos, simplemente porque lo estamos haciendo con una parte distinta de nuestro cerebro y trabajar en ese proyecto especial significa mucho para nosotros, además las reglas las imponemos nosotros. 

Mi regla #1: Está bien saltarse una fecha límite.

Tienes que aprender a darte el tiempo que necesites, solo de esa manera podrás hacer todo lo que te propongas, no importa si no lo cumples para el 7 de julio de 2017, además nadie se va a dar cuenta si lo haces el 7, el 8 o el 27. 

No importa que no logres cumplir todas las metas que te propongas cada año nuevo, con tal de que poco a poco las vayas cumpliendo y logres avanzar, va a ser un resultado positivo. 

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Tema: ROI y Análisis de Resultados

Mafer Travaglini

Escrito por Mafer Travaglini

Mafer estudió Comunicación Social en la Universidad Monteávila, lo que más le gusta de su carrera es el mercadeo, por lo tanto puede pasar todo el tiempo del mundo investigando y descubriendo las nuevas tendencias. Además de eso le encanta ir al cine y visitar museos.