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Productividad

5 Min. de Lectura

Cómo gestionar proyectos con una aplicación

Andrea Guerra

Escrito por Andrea Guerra

18 agosto, 2016

como gestionar proyectos con una aplicación

Aprender cómo gestionar proyectos es esencial para cualquier persona, porque siempre tenemos actividades/proyectos, ya sean personales o profesionales, con los que debemos organizarnos.Las aplicaciones para dirigir tus proyectos son la condición base para trabajar en equipo, ya que estas convierten tareas complejas en metas alcanzables. Pero puede que también tengas proyectos personales como re-decorar la casa, planificar las vacaciones para Bangkok, organizar una cena o cualquiera que sea tu siguiente aventura.

Las aplicaciones para hacer listas de cosas por hacer pueden ayudarte a abordar todas esas tareas, pero una aplicación multi uso como un project management te da la flexibilidad de gestionar proyectos pequeños y fáciles de realizar, y otros de largo plazo que requieren de varios pasos para ser completados.

Organizar el contenido y las actividades en un solo sitio te ayuda a coordinar tu vida y a resolver las cosas que necesitas terminar para así tener más tiempo para los proyectos personales, que son los que probablemente disfrutas más. Por esto te recomendamos utilizar las aplicaciones de project management y comenzar a dirigir tus actividades de una mejor manera.

Pero, ¿por qué usar herramientas para gestionar proyectos?

Las aplicaciones to-do list, es decir, para crear listas pueden ser buenas para chequear tareas simples. Cuando te encuentras con proyectos más complejos que necesiten de más pasos y requieran mayor colaboración, como almacenamiento activo y reportes, podrías aspirar a algo más avanzado y con más opciones. Por esto, las aplicaciones de project management generalmente son diseñadas para grandes compañías, pero estas también funcionan con proyectos personales.

“Los mensajes son de bastante ayuda si estás colaborando con un equipo y necesitas tener esa interacción de tareas y proyectos,” dice Chan, quien es el CMO de Thorn Technologies y dirigente de Go and Grow Podcast. También considera que “puedes conectar todo a una misma actividad, tener una conversación dentro del mismo tablero y tener todas las sugerencias documentadas.”

Trello ayuda a convertir grandes proyectos en listas de tareas.

Trello-tablero-productividad-ejemplo.png

Una aplicación to-do o de listas te ayuda marcar tareas del día a día, pero las aplicaciones para gestión de proyectos se enfocan en las metas a largo plazo. Estas sirven de almacén para tus búsquedas, planes e ideas. Y si deseas involucrar a alguien a tu proyecto, estas aplicaciones son lo suficientemente flexibles para trabajar en función a “nosotros” en vez de individualmente.

 

¿Cómo escoger una aplicación para gestionar tus proyectos?

Existen muchos factores que considerar al momento de escoger una herramienta para dirigir tu proyecto, bien sea para ti mismo o para un grupo de trabajo.

Pero lo que deberías tomar en cuenta principalmente es conseguir una aplicación que se adapte a tu estilo de trabajo. Una herramienta que mágicamente solucione un problema organizacional al primer intento.

Puede que tengas que usar diferentes aplicaciones antes de conseguir la correcta. Algunas personas utilizan Basecamp, Evernote, Waffle, Pivotal Tracker, Asana y otras más, pero puede que no cumplan con tus expectativas y necesidades. Quizás estés perdiendo tu esfuerzo en una herramienta que no te está funcionando correctamente y probablemente lo que estás buscando es una que ayude a mejorar tu productividad.

Es esencial que el usuario se sienta cómodo con lo que ve, sino podrá simplemente seguir buscando otras opciones. Una de las herramientas que ofrece una interfaz interactiva y fácil de usar es Trello, por lo que muchas personas han decidido cambiarse a esta herramienta.

Así que no tengas miedo de probar varias aplicaciones hasta conseguir una con la que te sientas satisfecho. Trabajar en proyectos personales debería ser divertido y la herramienta que uses lo debería reflejar. No te fuerces en usar una aplicación que no sea adecuada.

 

Sé productivo en tu trabajo

Una vez que has establecido una herramienta, debes asegurarte de usarla de manera efectiva. Probablemente no necesites de todos sus componentes, ya que tu equipo podrías ser solo tú o junto a algunas personas. Pero igualmente necesitarás una manera efectiva de manejar tus tareas y completarlas.

 

A continuación unos tips para ayudarte a sacar el mayor provecho de tu nueva aplicación project management:

 

Sigue un Sistema de Gestión de Proyectos

Diferenciar las tareas con varios colores te ayuda a saber en qué proyecto te encuentras trabajando.

El problema con una simple lista de cosas por hacer es que no le dan estructura a tus tareas y eso es lo que un sistema para gestionar proyectos te ofrece, te ayuda a crear un seguimiento para así saber en qué tarea necesitas trabajar luego.

 

Existen muchos métodos de project management que se pueden escoger, como por ejemplo:

  • Waterfall - este modelo te permite organizar el ciclo de vida de tu proyecto, considerando cada una de las fases, como etapas separadas que se ejecutan de forma secuencial.
  • Kanban - es un sistema basado en señales, ya que usa tarjetas para señalar una necesidad, guiando la producción por la demanda.
  • Lean - su idea central es crear mayor productividad y calidad de trabajo, en el menor tiempo posible, entre otros.

 

Cada una tiene sus propias fortalezas y debilidades. Y si, puede que tengan nombres extraños, pero con ellos puedes obtener buenos resultados.

Existen otros métodos para identificar tus tareas, como usar código de colores para estar al tanto de donde se encuentra tu proyecto. Por ejemplo, podrías asignar el color rojo a una tarea que debe ser culminada urgentemente, y asignar el color verde a las tareas completadas. Esto no solo es de gran ayuda para cuando realizas el proyecto individualmente, sino que también es bastante útil al trabajar en equipo, ya que ayuda a mantener a todos los miembros en sintonía.

Todas las aplicaciones de project management tratan de planificar y establecer un sistema antes de comenzar, para así ayudarte a mantener un ritmo. Podrás saber cual tarea sigue, ya sea enviar invitaciones para una cena, enviar un email para tus empleados o clientes o tareas más importantes que necesitan ser terminadas en un tiempo específico.

 

Asegúrate de que las tareas sean viables

Convierte grandes tareas en pequeños pasos...

Crear tareas que sean operables es una parte importante de cualquier sistema para dirigir proyectos. Se trata de decidir una dirección: necesitas escoger un punto de enfoque si deseas completar tu objetivo. Define las tareas claramente y para que sean más fáciles de completar.

“Cuando una tarea está muy limitada, es muy difícil ver cómo una pequeña cosa puede afectar otras más tarde en el camino,” dice Stewart, creadora de la aplicación Compeer, para iOS. “O si es demasiado difusa, podría ser muy difícil de comenzar”.

 

Establece integraciones

Las integraciones pueden ayudarte a reducir la carga de trabajo, permitiéndote mantener todo en un solo lugar en vez de chequear y actualizar varias aplicaciones y herramientas por separado.

La aplicación de automatización Zapier para crear tareas repetidas en Trello, es bastante efectiva si queremos ahorrar tiempo, porque así no tienes que agregarlas manualmente cada semana.

Usar una aplicación para dirigir y gestionar tanto proyectos personales como laborales puede ayudarte a evitar sentirte sobrecargado o dejar cosas incompletas.

Con este tipo de aplicaciones o herramientas podrás ser más organizado, y conseguir nuevas metas con rapidez logrando al mismo tiempo mejorar la comunicación con las diferentes personas con las que trabajas.

Con una aplicación para gestionar tus proyectos podrás organizarte continuamente. Sin importar si estás planificando proyectos personales o diseñando el siguiente aterrizaje a Marte con tu equipo, siempre habrá otro proyecto/tarea que culminar u otra nueva idea que estás comenzando a explorar. De esta manera, podrás gestionar más proyectos y crearás cosas increíbles. Las personas no dejan de ser productivas al salir del trabajo, así que prueba las aplicaciones y sigue siendo productivo en tu día a día.

¿Usas alguna aplicación para gestionar tus proyectos? Cuéntanos cómo ha sido tu experiencia y cuál recomiendas más.

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Tema: Productividad

Andrea Guerra

Escrito por Andrea Guerra

Andrea Guerra es content marketer del Academy de Digifianz Inbound Marketing. Se interesa por temas de marketing digital, tecnología e innovación. Es amante de los animales, la música y la buena comida.