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Inbound Marketing, Productividad

8 Min. de Lectura

¿Estás por implementar un CRM? Lee esto antes

Dan Patiño

Escrito por Dan Patiño

20 julio, 2018

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Hoy en día, un negocio que no tiene implementado un CRM está en una posición nada favorable en comparación con su competencia.

Todos estamos compitiendo por los mismos clientes y si nuestra competencia tiene más información sobre ellos, si saben lo que están buscando en internet y si tienen mejores tiempos de respuesta, estamos en serios problemas.

Un CRM te soluciona todo esto. Además, te permite:

  • Tener toda la data de tus clientes (y clientes potenciales) centralizada
  • Mejora la comunicación dentro de tu compañía
  • Simplifica el manejo del equipo de marketing y ventas
  • Permite medir la productividad según cantidad de llamadas, reuniones, correos enviados
  • Y mucho más

 

Los CRMs más populares del 2018

Ahora que sabemos la importancia de tener un CRM implementado en nuestra empresa, veamos qué opciones tenemos:

  • HubSpot CRM - Tiene una versión gratuita y sin limites de usuarios. No puedo ser muy objetivo sobre ellos debido a que mi Consultora de Marketing y Ventas es Socio Gold de HubSpot y hacemos implementaciones de su software. Lo que sí puedo decir es que hemos probado muchos CRMs y este es el que más nos gustó (por eso somos Socios) -  no sólo para nuestros clientes sino para nuestro uso interno. Tiene un versión paga que cuenta con más funciones. Los planes van desde USD $50/usuario/mes hasta USD $80/usuario/mes.
  • Pipedrive - USD $15/usuario/mes
  • Zoho - USD $30/usuario/mes
  • Sugar CRM - USD $40/usuario/mes (mínimo 10 licencias y c/contrato anual)
  • Close.io - USD $65/usuario/mes

 

Pasos para implementar un CRM de forma exitosa según el proceso de una Consultora de CRMs

 

Primer Paso: Diagrama el Proceso de Ventas

El problema más grande para implementar un CRM en una compañía es que el equipo lo adopte. Entender cómo el CRM va a ayudar al proceso existente de ventas es clave para una implementación exitosa. Empieza por diagramar las diferentes etapas del proceso de compra y luego las diferentes etapas del proceso de ventas:

Normalmente, los equipos tradicionales de ventas comienzan el proceso  de venta una vez que la persona está decidido por comprar. Como buenos vendedores Inbound, debemos desarrollar un proceso de ventas que se encargue de cubrir todo el proceso de compra desde su comienzo.

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Para más información sobre Inbound Sales, visita esta página donde profundizamos sobre las diferencias entre Ventas Inbound y Ventas Tradicionales.

Las Etapas del Ciclo de Vida tienen que estar definidas claramente para ser medibles. En tu CRM, vas a poder cargar las diferentes etapas y ver cuáles cuentas tienes en cada una.

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Algunas etapas comunes son:

  • Lead Identificado
  • Intentando Conectar
  • 1era Reunión Agendada
  • Esperando Respuestas
  • Preparando Propuesta
  • 2da Reunión Agendada
  • Propuesta enviada
  • Propuesta ganada
  • Propuesta perdida

Campos Personalizados

La mayoría de los CRMs vienen con campos predeterminados como email del contacto, país y sitio web. Pero estos campos no cubren toda la información para una industria o empresa específica. Campos personalizados aseguran que la data de la compañía esté completa en el CRM.

La mayoría de los CRMs vienen con la opción de crear la cantidad de campos y propiedades que quieras.

Dueños de Leads

Para que un sistema de CRM sea efectivo, las compañías necesitan reglas claras para distribuir los clientes potenciales. Sin esta información va a existir un conflicto entre ejecutivos de cuentas e incluso entre departamentos completos (ejemplo, ventas con servicios).

Es por eso que la mayoría de los CRMs que mencionamos anteriormente cuentan con un campo que determina cuál ejecutivo es el responsable de ese contacto, compañía y negocio.

HubSpot lanzó una actualización que permite tener diferentes dueños para cada categoría - es decir, puede haber un ejecutivo dueño del contacto pero otro que es dueño de toda la empresa.

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También existen otros tipo de criterios de asignaciones como el de territorio. Si una compañía usa distintos territorios (ciudades, provincias, etc.) para determinar a quién del equipo se le asigna un contacto, el CRM debe estar configurado para realizar esto.

 

Segundo Paso: Mover data al CRM

Cuando comenzamos a implementar CRMs en empresas, nos sorprendimos por como empresas grandes estaban llevando su base de datos actual. Hemos visto empresas donde cada vendedor tiene a sus contactos en una agenda física y otras empresas que lo llevan en excel donde sólo los vendedores tienen visibilidad. Antes de comenzar a realizar la migración de datos a un CRM en la nube, es necesario recopilar toda los datos y analizar cuáles contactos y qué información de esos contactos es necesaria para subir al nuevo CRM.

Una vez que identificas toda la data, es hora de limpiarla. No pierdas tiempo importando contactos o campos que no están usando. Borra toda la data vieja antes de hacer la migración para evitar confundir al equipo.

Es muy posible que al importar la data aparezcan errores. Discute la posibilidad de que surjan posibles errores en la importación y crea un backup offline en caso de que esto ocurra.

También puedes mover la Data por partes. No hay razón para mover toda tu data de una - mover la data por partes lo hace más fácil para identificar posibles errores durante la migración.

Una manera fácil de hacer todo esto es organizar tu data en un hoja de cálculo tal como muestra la siguiente imagen: 

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Cada fila es un contacto y cada columna es una propiedad de cada contacto.

Luego, puedes mapear las columnas de tu archivo CSV con las propiedades en el CRM:

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Tercer Paso: Mapear el CRM al Proceso de Ventas

Una vez que tengamos la data subida al CRM, es hora de utilizarla para que los vendedores vendan más rápido y mejor. Hay varias manera de hacer esto.

Construye automatización para la asignación de leads. Asigna automáticamente leads calificados al ejecutivo de ventas correcto.

Crea notificaciones para los Ejecutivos. Pueden ser notificaciones por email para ayudar a los vendedores a estar encima de cada uno de los leads.

Crea vistas personalizadas de leads. Ayudan a organizar y priorizar los esfuerzos de contacto de leads. Algunos típicos son: leads en una ciudad/provincia/país y leads que visitaron una página interna importante como la de Pricing.

Crea reportes personalizados. La data recolectada por un sistema de CRM ofrece insights valiosos en la productividad de un vendedor. Un CRM también brinda información útil para los Gerentes sobre el rendimiento de su equipo. Algunos reportes populares son: cantidad de leads entregados a cada vendedor, cantidad de actividades de ventas (reuniones, llamadas, emails) por cada vendedor y cantidad de negocios ganados vs perdidos.

 

Cuarto Paso: Monitorear Sistemas y Data

A medida que una empresa crece, la información que hoy en día es la más relevante tal vez no lo sea en el futuro. Para que un CRM se mantenga útil, los procesos internos y la data debe ser revisada y evaluada anualmente.

¿No estás seguro por dónde comenzar? Agenda una llamada con un asesor en implementaciones de CRM:

Implementacion HubSpot CRM

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Tema: Inbound Marketing, Productividad

Dan Patiño

Escrito por Dan Patiño

Co-Fundador en Digifianz. Dan Patiño ayuda a compañías a desarrollar sistemas escalables de marketing y de ventas. También da charlas, escribe, es profesor de Inbound Sales y es co-presentador en el podcast de InboundHack. Agenda una llamada con Dan aquí: https://app.hubspot.com/meetings/dan7660